El trabajo digital actual se reparte entre documentos, mensajes, reuniones, plataformas compartidas y, cada vez con mayor frecuencia, asistentes de inteligencia artificial. Una misma tarea puede empezar en un correo, continuar en un chat, tomar forma en un documento y terminar después de varias revisiones hechas por distintos colaboradores.
Esa distribución amplía lo que podemos hacer desde prácticamente cualquier lugar. También modifica algo menos visible: la cantidad de pequeñas acciones necesarias para que el trabajo avance.
Preparar una presentación, por ejemplo, puede implicar recuperar una instrucción, localizar información, revisar una versión anterior, consultar una duda, generar una parte con IA, integrar cambios y compartir el resultado. La tarea principal sigue siendo la presentación; alrededor de ella aparece otra capa hecha de coordinación, búsqueda, decisiones y seguimiento.
Ahí comienza una pregunta distinta sobre la productividad digital: ¿avanzamos más porque hacemos algunas acciones más rápido o simplemente hemos repartido el trabajo entre más lugares?
Una jornada repartida entre varias capas
La fragmentación forma parte de la experiencia laboral de muchas personas. En el Work Trend Index 2025, realizado para Microsoft entre 31 mil trabajadores del conocimiento de 31 mercados, 48% de los empleados consultados describió su trabajo como caótico y fragmentado; entre los líderes, la proporción llegó a 52%. La compañía complementó la encuesta con señales agregadas de Microsoft 365 que muestran una jornada atravesada por reuniones, correos, mensajes y cambios entre aplicaciones.
El dato sirve para dimensionar una experiencia cotidiana, aunque describe principalmente el ecosistema y la población estudiados por Microsoft. La forma concreta de trabajar cambia según profesión, empresa, país y herramientas disponibles.
Aun así, la escena resulta familiar: escribimos durante unos minutos, aparece un mensaje, cambiamos de ventana, respondemos algo, regresamos al documento y descubrimos que antes necesitamos revisar otro archivo.
La productividad termina dependiendo tanto de realizar una tarea como de conservar suficiente contexto para continuarla.
Hacer una tarea también incluye coordinar
Parte del trabajo digital ocurre alrededor del propio trabajo. Solicitar una aprobación, explicar qué cambió, averiguar cuál archivo es el vigente, recordar quién debía responder, compartir una liga o reconstruir una decisión tomada durante una reunión son actividades necesarias para que un equipo funcione.
A veces ocupan pocos segundos; acumuladas, pueden convertirse en una parte considerable de la jornada.
Las aplicaciones han facilitado muchas de estas acciones. Podemos trabajar simultáneamente sobre un archivo, enviar una actualización en segundos o continuar una conversación desde otro lugar. Al mismo tiempo, cada canal introduce sus propias señales, tiempos y expectativas.
Un mensaje puede requerir respuesta inmediata. Un correo puede esperar. Un documento compartido puede haber cambiado mientras trabajábamos en otra cosa. Una reunión puede producir nuevas tareas antes de que terminemos las anteriores.
La tecnología reduce ciertas distancias y crea nuevas necesidades de coordinación.
Cambiar rápido también tiene un costo
Moverse entre aplicaciones puede parecer una acción mínima. En pocos segundos pasamos de una hoja de cálculo a un mensaje, del mensaje a una videollamada y de ahí nuevamente al documento que estábamos preparando.
Ese movimiento merece distinguirse de la idea de hacer muchas cosas verdaderamente al mismo tiempo. La investigación sobre atención ha mostrado que buena parte de lo que llamamos multitarea implica en realidad alternar el foco entre actividades, con un costo asociado a abandonar y recuperar el contexto de cada una.
MentePost ya ha abordado ese fenómeno desde la atención digital. En esta semana la pregunta cambia: qué ocurre cuando esa alternancia se convierte en parte estructural de nuestra forma de trabajar.
El problema deja de ser únicamente cuántas interrupciones recibimos. Importa también cuántos pasos necesitamos para terminar algo y cuánto esfuerzo se va en reconstruir dónde estábamos.
La IA cambia dónde gastamos el tiempo
La inteligencia artificial añade una capa nueva a esa ecuación. Un asistente puede resumir información, organizar ideas, preparar un primer borrador, comparar documentos o ayudarnos a resolver una parte de una tarea en menos tiempo. Ya existen estudios que encuentran ganancias concretas de productividad en determinadas actividades.
Una investigación publicada en The Quarterly Journal of Economics en 2025 estudió a 5,172 agentes de atención a clientes y encontró un aumento promedio de 15% en productividad, medida por problemas resueltos por hora, cuando utilizaron asistencia de IA. Los resultados variaron considerablemente según la experiencia y características de los trabajadores.
Otro experimento con 758 consultores encontró que, en tareas situadas dentro de las capacidades del modelo utilizado, quienes trabajaron con IA completaron más tareas, lo hicieron más rápido y obtuvieron mejores evaluaciones. El mismo estudio encontró una frontera irregular: en actividades fuera de las capacidades adecuadas de la IA, apoyarse en ella podía perjudicar el desempeño.
Eso introduce un matiz importante. La pregunta ya no consiste únicamente en saber si la IA ahorra tiempo, sino qué ocurre con ese tiempo después.
Un borrador generado en minutos puede requerir revisión. Un resumen necesita comprobar acuerdos y matices. Una respuesta debe incorporarse a un proyecto que otras personas necesitan comprender. La velocidad cambia una parte del proceso; el resto del trabajo continúa alrededor.
Trabajar más rápido en una tarea y hacer avanzar el trabajo completo son cosas distintas.
La productividad de una persona y la del proceso
Esta diferencia se vuelve especialmente visible cuando trabajamos en equipo.
Una persona puede preparar un documento más rápido con IA. Después quizá otra deba revisarlo, alguien más integrar los cambios y una cuarta persona decidir cuál versión se publica. Si cada etapa acelera de forma distinta, el cuello de botella simplemente puede desplazarse.
Por eso la productividad individual y la productividad del proceso completo merecen observarse por separado. La primera puede medirse en tiempo ahorrado, tareas terminadas o producción realizada. La segunda incluye también coordinación, calidad, comprensión compartida, revisiones y la capacidad de que otra persona continúe el trabajo sin reconstruirlo desde cero.
En esa diferencia se encuentra una parte importante del trabajo digital actual: podemos producir más rápido y seguir necesitando tiempo para ponernos de acuerdo.
Qué significa avanzar
La productividad suele asociarse con hacer más en menos tiempo. Esa idea sigue siendo útil, pero el trabajo distribuido entre aplicaciones añade otras dimensiones. Avanzar también significa conservar el hilo de una tarea, encontrar la información adecuada, saber cuál versión utilizar, coordinar una decisión y revisar aquello que hemos acelerado con tecnología.
Las herramientas digitales ampliaron enormemente lo que podemos hacer durante una jornada. La inteligencia artificial comienza a acelerar algunas de esas acciones todavía más. El siguiente desafío consiste en conseguir que tanta velocidad también produzca continuidad.
Esta semana en MentePost exploraremos algunas de esas piezas por separado: la multitarea, los archivos compartidos, la coordinación de equipos, las reuniones asistidas por IA y el conocimiento que puede quedar disperso entre diferentes espacios.
Porque la productividad digital quizá se entienda mejor cuando dejamos de contar únicamente cuánto hacemos y observamos también qué tan bien conseguimos que el trabajo siga avanzando.
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Desde la investigación
- The Quarterly Journal of Economics, 2025. El estudio Generative AI at Work analizó a 5,172 agentes y encontró ganancias de productividad con asistencia de IA, con diferencias importantes entre trabajadores.
- Organization Science, 2026. Un experimento con 758 consultores muestra que los efectos de la IA dependen también de si una tarea se encuentra dentro de las capacidades adecuadas de la tecnología.
- Microsoft Work Trend Index, 2025. El informe combina una encuesta a 31 mil trabajadores del conocimiento con telemetría agregada para observar fragmentación, mensajes, reuniones y coordinación durante la jornada.